Kassenbuch in der Gastronomie richtig führen

Wer ein Kassenbuch führen muss.

Die Pflicht hängt an der Gewinnermittlung, nicht an der Branche. Wer bilanziert, führt ein Kassenbuch, denn die Kasse ist dort ein Bestandskonto und muss fortgeschrieben werden. Wer den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, und das sind die meisten kleineren Gastronomiebetriebe, ist nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet.

Diese Erleichterung wird häufig missverstanden. Sie befreit nicht vom Aufzeichnen. Nach § 146 Absatz 1 der Abgabenordnung müssen Bareinnahmen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden, unabhängig von der Gewinnermittlung. In der Praxis führen viele Betriebe deshalb freiwillig ein Kassenbuch: Es ist die einfachste Form, diese Pflicht zu erfüllen und im Zweifel nachzuweisen.

Warum Excel nicht reicht.

Die meistgesuchte Hilfe zum Thema ist eine Excel-Vorlage, und genau die führt in die Irre. Eine Tabelle lässt sich nachträglich ändern, ohne dass die Änderung erkennbar bleibt. Die GoBD verlangen aber Unveränderbarkeit und eine nachvollziehbare Änderungshistorie. Eine Aufzeichnung, die sich spurlos überschreiben lässt, erfüllt diese Anforderung nicht.

Das heißt nicht, dass eine Vorlage nutzlos wäre. Zum Sortieren von Belegen oder als Zwischenschritt kann sie helfen. Sie ersetzt aber nicht die ordnungsmäßige Aufzeichnung, und wer allein auf ihr aufbaut, hat im Fall einer Kassen-Nachschau nichts in der Hand. Dasselbe gilt für ein handschriftliches Heft, das ausgetauscht oder neu geschrieben werden kann.

Offene Ladenkasse: der Kassenbericht.

Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht. Wer ohne elektronisches Kassensystem arbeitet, führt eine offene Ladenkasse und ermittelt die Tageseinnahmen rückwärts über einen Kassenbericht. Die Rechnung geht so:

Der Kassenbericht muss täglich entstehen und das Zählprotokoll dazu aufbewahrt werden. Praktisch steht die offene Ladenkasse in der Gastronomie unter besonderer Beobachtung, weil sie keine Einzelaufzeichnung der Vorgänge liefert. Wer sie führt, sollte die Kassenberichte besonders sorgfältig ablegen.

Elektronische Kasse: Einzelaufzeichnung.

Sobald ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Einsatz ist, gelten strengere Regeln. Jeder Geschäftsvorgang wird einzeln aufgezeichnet und über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung abgesichert. Der Kassenbericht entfällt, weil die Kasse die Einnahmen bereits einzeln dokumentiert.

Das Kassenbuch verschwindet damit aber nicht. Der Tagesumsatz aus der Kasse ist nur eine Zeile darin. Daneben stehen die Bewegungen, die keine Kasse erfasst: Wechselgeld, Ausgaben aus der Kasse, Trinkgeldentnahmen, Einzahlungen zur Bank, Privatentnahmen. Erst zusammen ergeben sie den fortgeschriebenen Bestand.

Was täglich passieren muss.

Der zentrale Begriff heißt Kassensturzfähigkeit. Der rechnerische Kassenbestand muss jederzeit mit dem übereinstimmen, was tatsächlich in der Kasse liegt. Daraus folgt die Tagespflicht: Bareinnahmen und Barausgaben werden am selben Geschäftstag erfasst, nicht am Wochenende gesammelt nachgetragen.

Für den Alltag heißt das drei Dinge. Der Anfangsbestand steht fest und stimmt mit dem Endbestand des Vortags überein. Jede Bewegung bekommt Datum, Betrag, Zweck und einen Beleg. Und der Endbestand wird gezählt, nicht gerechnet, damit eine Differenz überhaupt auffallen kann.

Die fünf häufigsten Fehler.

• Negativer Kassenbestand. Rechnerisch möglich, in der Wirklichkeit nicht: Aus einer Kasse kann nicht mehr herausgehen, als darin liegt. Ein Minus zeigt eine fehlende Einnahme oder eine falsch erfasste Ausgabe an und fällt bei jeder Prüfung sofort auf.
• Privatentnahmen ohne Eintrag. Der Griff in die Kasse für den Einkauf oder das eigene Portemonnaie ist eine Bewegung wie jede andere und gehört aufgezeichnet.
• Nachträgliches Sammeln. Eine Woche Belege am Sonntag einzutragen widerspricht der Zeitnähe und macht die Kasse rückwirkend nicht sturzfähig.
• Kein gezählter Endbestand. Wer den Bestand nur fortrechnet, findet keine Differenz. Genau die Differenz ist aber die Information, die zählt.
• Bank und Kasse vermischt. Eine Einzahlung zur Bank ist eine Kassenausgabe und ein Bankeingang. Wird sie nur auf einer Seite erfasst, laufen beide Bestände auseinander.

Der Ablauf in BuchhaltIQ.

In BuchhaltIQ entstehen die Kassenbewegungen dort, wo sie anfallen, und nicht am Monatsende aus einem Stapel Zettel. Der Anfangsbestand wird einmal gesetzt, jede weitere Bewegung schreibt den Bestand fort. Eine Barausgabe wird mit Datum, Betrag und Zweck erfasst und der zugehörige Beleg direkt daneben abgelegt, sodass Eintrag und Nachweis zusammenbleiben.

Barumsätze aus dem Tagesabschluss und Bewegungen des Geschäftskontos laufen im selben Arbeitsstand zusammen. Eine Einzahlung zur Bank ist deshalb kein doppelter Vorgang, sondern eine Umbuchung, die auf beiden Seiten sichtbar bleibt. Zum Monatswechsel geht der Stand zusammen mit Belegen und Bankdaten strukturiert an die Steuerkanzlei; die Kassenbuchdaten sind Teil der Übergabe an DATEV.

Eine Einschränkung, die zur Ehrlichkeit gehört: Ob die Kassenführung eines konkreten Betriebs den Anforderungen genügt, beurteilt die Steuerkanzlei, nicht die Software. BuchhaltIQ liefert die Aufzeichnung und die Struktur, die fachliche Würdigung bleibt bei Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater. Kasse und Kassenbuch im Funktionsüberblick

Checkliste für den Betrieb.

• Steht der Anfangsbestand fest und stimmt er mit dem Vortag überein?
• Werden Bareinnahmen und Barausgaben am selben Tag erfasst?
• Hat jede Bewegung Datum, Betrag, Zweck und einen Beleg?
• Wird der Endbestand gezählt und nicht nur gerechnet?
• Sind Einzahlungen zur Bank auf beiden Seiten sichtbar?
• Ist ausgeschlossen, dass der Bestand rechnerisch negativ wird?
• Sind Zählprotokolle und Kassenberichte abgelegt, wo sie wiederzufinden sind?

Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Grundlage sind die Abgabenordnung, die GoBD und die Hinweise der Industrie- und Handelskammern; die Umsetzung im Betrieb sollte mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.