So funktioniert BuchhaltIQ im Detail
Konkrete Spezifikationen, unterstützte Optionen und technische Details zu jeder Funktion. Für alle, die es genau wissen wollen.
Banking-Integration
finAPI-Anbindung mit automatischem Sync
BuchhaltIQ verbindet sich über finAPI – den führenden Banking-Provider Deutschlands – mit über 3.000 deutschen Banken. Transaktionen werden automatisch im Hintergrund synchronisiert, inklusive Betrag, Empfänger, IBAN, Verwendungszweck und Buchungsdatum.
Über 3.000 deutsche Banken unterstützt (Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank, Commerzbank, ING, DKB, N26 und mehr)
Automatischer Hintergrund-Sync alle 5 Minuten – oder manuell per Pull-to-Refresh
Bis zu 2 Bankverbindungen gleichzeitig – mehrere Konten pro Bank möglich
Transaktionsdaten: Betrag, Empfänger, IBAN, Verwendungszweck, Buchungs- und Wertstellungsdatum
Zahlungsart-Erkennung: Bar, Karte, Überweisung, PayPal – automatisch klassifiziert
Technische Details
Technische Details
Powered by finAPI
Über 3.000 Banken unterstützt
Wir arbeiten mit finAPI zusammen – dem führenden Banking-Provider Deutschlands. Verbinden Sie Ihr Konto in Sekunden.
Tagesumsätze
Branchenkonfigurierbare Tagesberichte mit USt-Aufschlüsselung
Tagesumsätze werden nach Steuersätzen (19%, 7%, 0%) und Zahlungsarten aufgeschlüsselt. Je nach Branche passt BuchhaltIQ die verfügbaren Zahlungsarten automatisch an – mit branchenspezifischen Vorlagen für Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleistung und mehr.
3 USt-Sätze: 19% (Standard), 7% (Ermäßigt), 0% (Steuerfrei/Trinkgeld)
4 Branchenvorlagen: Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleistung, Allgemein – jeweils mit passenden Zahlungsarten
GoBD-konformer Modus: Keine Rückdatierung, automatische Monatssperre nach Abschluss
Tagesbericht mit Umsatz-Aufschlüsselung, Zahlungsarten-Split und Kassenbestand
Kalenderansicht mit farbigen Indikatoren – offene und erledigte Tage auf einen Blick
Technische Details
Zahlungsarten nach Branche
Ihr täglicher Workflow
Fünf einfache Schritte – jeden Tag. Ehrlich dargestellt.
Banking verbinden
Verknüpfen Sie Ihr Bankkonto. Transaktionen werden automatisch geladen.
Kategorisieren
KI schlägt Kategorien vor. Sie entscheiden mit einem Klick.
Belege hochladen
Verknüpfen Sie Belege direkt mit Ihren Transaktionen.
Tagesumsätze eintragen
USt-Sätze und Zahlungsarten – übersichtlich und schnell.
DATEV-Export
Ein Klick. Export fertig. An Ihren Steuerberater senden.
Kunden & Rechnungen
Professionelle Rechnungen mit Zahlungstracking und Mahnwesen
Erstellen Sie Rechnungen für B2B- und B2C-Kunden mit konfigurierbarem Nummern-Format und flexiblen Zahlungszielen. BuchhaltIQ trackt Teilzahlungen, generiert PDFs, versendet per E-Mail und führt ein dreistufiges Mahnwesen automatisch.
B2B + B2C Kundentypen mit vollständiger Kontaktdaten-Verwaltung (USt-IdNr., Steuernummer)
Konfigurierbares Rechnungsnummern-Prefix und flexible Zahlungsziele (7, 14, 30, 60 Tage)
3-stufiges Mahnwesen: Zahlungserinnerung (0 €), 1. Mahnung (3 €), 2. Mahnung (5 €)
Teilzahlungen tracken: Mehrere Zahlungen pro Rechnung mit Bar/Bank/Karte/Sonstige
PDF-Generierung + E-Mail-Versand direkt aus der App – mehrere Bankverbindungen wählbar
Technische Details
Rechnungs-Workflow
Verträge tracken
KI-gestützte Vertragserkennung aus Banktransaktionen
BuchhaltIQ erkennt wiederkehrende Zahlungen automatisch in Ihren Banktransaktionen und schlägt sie als Verträge vor. Eine KI-Validierung bewertet jeden Vorschlag mit Konfidenz-Score, erkennt Zahlungsfrequenz und Betragstoleranzen.
Automatische Erkennung aus Banktransaktionen per Pattern-Matching mit Konfidenz-Score (0–100%)
Frequenz-Erkennung: monatlich, vierteljährlich, jährlich + Zahlungszeitpunkt
Betragstoleranzen unter 5% – erkennt auch leicht variable Abbuchungen als denselben Vertrag
KI-validierte Kategorien: Leasing, Energie & Nebenkosten, Betriebsversicherungen
Dokumenten-Upload mit OCR-Scan und Textextraktion – Vertragsdokumente direkt verknüpft
Technische Details
Erkennungs-Engine
Live-Dashboard
Echtzeit-Finanzübersicht über alle Konten
BuchhaltIQ zeigt Ihnen eine kombinierte Übersicht aller Bankkonten, des Kassenbuchs und Ihrer Einnahmen/Ausgaben. Der Fixkosten-Deckungsgrad wird in vier Stufen berechnet und signalisiert sofort, wie stabil Ihre Finanzlage ist.
Gesamtliquidität: Bankguthaben + Kassenbestand zusammengerechnet
Einnahmen vs. Ausgaben pro Monat – mit Brutto/Netto-Umschaltung
Fixkosten-Deckung in 4 Stufen: Gedeckt (≥100%), Fast (≥80%), Teilweise (≥50%), Kritisch (<50%)
Fehlende Belege und offene KI-Vorschläge auf einen Blick
Umsatzverteilung nach Steuersatz (19%, 7%, 0%)
Technische Details
Dashboard-Daten
KI-Kategorisierung
Google Gemini KI mit selbstlernendem Vendor-Matching
Die KI erkennt wiederkehrende Lieferanten in Ihren Transaktionen und ordnet sie automatisch der korrekten Buchungskategorie zu. Jede Bestätigung trainiert das System weiter – mit Konfidenz-Score und 4-Phasen-Verarbeitung.
Google Gemini AI für automatische Kategorisierung
34 Kernkategorien + 7 erweiterte Kategorien (SKR03/SKR04-kompatibel)
Vendor-Lernsystem: Top 15 Vendors aus den letzten 60 Tagen
Konfidenz-Score (0.0–1.0) für jede Zuordnung
4-Phasen-Prozess: Gruppierung → KI-Batch → Deduplizierung → Ranking
Technische Details
KI-Engine
Beleg-Management
OCR-Scan mit automatischer Transaktionszuordnung
Belege hochladen, per OCR auslesen lassen und automatisch mit passenden Transaktionen verknüpfen. Google Vision erkennt Beträge, Daten und Empfänger – das Matching läuft vollautomatisch.
Google Vision OCR für Texterkennung auf Belegen
5 Beleg-Status: Erforderlich, Vorhanden, Nicht verfügbar, Eigenbeleg, Nicht erforderlich
6 Gründe für fehlende Belege (verloren, kein Beleg vom Lieferanten, Kleinbetrag, Trinkgeld, Steuerbescheid, Sonstiges)
Automatisches Matching: Betrag (±0,01 €) + Datum (±14 Tage) + Empfänger
Positionsvalidierung auf Einzelartikel-Ebene
Technische Details
Beleg-Verarbeitung
Kassenbuch
GoBD-konform mit konfigurierbaren Compliance-Modi
Digitales Kassenbuch mit drei Compliance-Stufen, fünf Eintragstypen und konfigurierbaren Steuersätzen. Tagesberichte schlüsseln Brutto-Umsatz, USt und Zahlungsarten auf. Nach Monatsabschluss wird der Zeitraum gesperrt.
3 Compliance-Modi: GoBD (streng), Intermediate, Basic
5 Eintragstypen: Manuell, Eröffnungssaldo, Tagesbericht, Kassenbeleg, Rechnung
Konfigurierbare Steuersätze pro Branche (19%/7%/0%)
Tagesbericht mit Brutto-Umsatz, USt-Aufschlüsselung und Zahlungsarten
Monatssperre nach Abschluss – keine nachträglichen Änderungen
Technische Details
Kassenbuch-System
DATEV-Export
SKR03/SKR04 mit Validierung und Multi-Format-Export
Der Monatsabschluss durchläuft eine 8-Phasen-Pipeline: Von der Authentifizierung über die Datensammlung bis zum fertigen Export. Unterstützt werden SKR03 und SKR04, mit automatischem Kategorie-zu-Konto-Mapping.
2 Kontenrahmen: SKR03 (Kapitalgesellschaften) und SKR04 (Einzelunternehmen)
8-Phasen Export-Pipeline: Auth → Datensammlung → Upload → Versand → Polling
Multi-Format: ASCII (DATEV-Standard), Excel, PDF + Belege als ZIP
Automatische Validierung: Kategorien, Belege, Kassenbuch-Status
34 Kategorien → SKR-Kontonummern-Mapping (z.B. Wareneinkauf → 3200/3300)
Technische Details
Export-Pipeline
Mitarbeiterverwaltung
DATEV-kompatible Personalverwaltung mit Lohnexport
Über 50 Mitarbeiterfelder umfassen Stammdaten, Steuer, Sozialversicherung und Bankverbindung. Zeiterfassung unterstützt Nachtschichten über Mitternacht. Die DATEV-Integration prüft 16 Pflichtfelder für den Lohnexport.
50+ Mitarbeiterfelder: Stammdaten, Steuer, Sozialversicherung, Bankverbindung
Beschäftigungsarten: Minijob, Teilzeit, Vollzeit mit Stundenlohn
6 Steuerklassen mit automatischer DATEV-Zuordnung
Zeiterfassung mit Nachtschicht-Erkennung (über Mitternacht)
DATEV-Vollständigkeitscheck: 16 Pflichtfelder mit Prozentanzeige
Technische Details
DATEV-Integration
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