Eine DATEV-Verbindung ist der abgestimmte Datenweg zwischen Betrieb und Steuerkanzlei. BuchhaltIQ bereitet laufende Beleg-, Rechnungs- und Personaldaten vor und unterstützt – je nach Einrichtung – den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 sowie den DATEV Lohnaustauschdatenservice. Die fachliche Prüfung und Buchung bleiben bei der Kanzlei.
Was DATEV für den Betrieb bedeutet.
Wenn eine Steuerkanzlei „Übergabe über DATEV“ sagt, ist damit nicht automatisch ein bestimmter Datei-Export gemeint. DATEV stellt mehrere Datenservices bereit, über die Softwarelösungen strukturierte Daten und digitale Belege in die DATEV-Cloud übertragen können. Welcher Service genutzt wird, hängt vom Arbeitsablauf der Kanzlei und von der angebundenen Software ab.
Für den Betrieb ist deshalb zuerst die Prozessfrage wichtig: Welche Informationen sollen wann, in welchem Stand und über welchen eingerichteten Datenweg bei der Kanzlei ankommen? Erst danach lässt sich die technische Verbindung sinnvoll einrichten.
Welche Daten monatlich gebraucht werden.
Der genaue Umfang wird mit der Steuerkanzlei vereinbart. In einem Gastronomiebetrieb kommen typischerweise mehrere laufende Arbeitsstände zusammen:
- Kassenbewegungen und Tagesabschlüsse mit den dazugehörigen Nachweisen,
- Bankumsätze und ihre Zuordnung zu Belegen oder offenen Vorgängen,
- Eingangsbelege sowie selbst erstellte Ausgangsrechnungen,
- Stornos, Rechnungskorrekturen und ungeklärte Differenzen,
- vereinbarte Personal- und Monatsdaten für den Lohnprozess der Kanzlei.
Die Vollständigkeit entsteht nicht durch einen Exportknopf am letzten Tag. Sie entsteht, wenn fehlende Belege, ungeklärte Umsätze und unvollständige Stammdaten bereits während des Monats sichtbar bleiben.
Welche Datenservices relevant sind.
Für BuchhaltIQ sind zwei klar benannte Wege relevant. Sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben und werden nicht unter einer allgemeinen DATEV-Bezeichnung zusammengefasst.
| Service | Grundfunktion | Abstimmung mit der Kanzlei |
|---|---|---|
| DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 | Überträgt strukturierte Belegdaten und zugehörige Belegbilder an DATEV Unternehmen online. | Bestand, Berechtigungen, Datenqualität und Zeitpunkt der Bereitstellung. |
| DATEV Lohnaustauschdatenservice | Unterstützt den Datenaustausch zwischen Partner-Software und DATEV-Lohnprogrammen. | Welche Daten der konkret eingerichtete Ablauf austauscht und wer sie freigibt. |
Der angebotene Funktionsumfang von BuchhaltIQ umfasst diese Datenservices je nach eingerichteter Nutzung. Andere DATEV-Services gehören nicht automatisch zum Produktumfang.
Was die Verbindung nicht abnimmt.
Der Datenweg vereinfacht die Zusammenarbeit, verändert aber nicht die fachlichen und gesetzlichen Verantwortlichkeiten. Besonders wichtig sind drei Grenzen:
- Kasse: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Abs. 1 AO täglich festzuhalten. Eine spätere Datenübertragung ersetzt diese laufende Aufzeichnung nicht.
- Elektronische Aufzeichnungssysteme: Die Mitteilungspflichten nach § 146a AO laufen nicht über eine allgemeine Buchhaltungsschnittstelle.
- Aufbewahrung: Die Fristen nach § 147 AO gelten unabhängig davon, ob Unterlagen manuell oder über einen Datenservice an die Kanzlei gelangen.
Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung bleibt eine steuerliche Aufgabe. Nach § 18 UStG ist sie grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln. Wann Ihre Kanzlei die Unterlagen vorher benötigt, sollten Sie als eigenen monatlichen Stichtag festlegen.
Der Ablauf mit BuchhaltIQ.
BuchhaltIQ hält Banking, Belege, Rechnungen, Kasse, offene Punkte und Personalwirtschaft in einem gemeinsamen Arbeitsstand. Der Monatsabschluss-Assistent führt anschließend durch die noch offenen Vorgänge, bevor Daten freigegeben werden.
- Laufende Vorgänge erfassen und fehlende Nachweise direkt am Vorgang erkennen.
- Offene Punkte klären und den Monat mit dem Monatsabschluss-Assistenten prüfen.
- Den mit der Kanzlei eingerichteten DATEV-Datenweg bewusst freigeben.
- Status und Rückfragen gemeinsam nachvollziehen, ohne die fachliche Kanzleiarbeit in BuchhaltIQ zu verlagern.
Die Produktgrenzen und die unterstützten Bereiche finden Sie vollständig auf der Funktionsseite. Wie Betrieb und Kanzlei ihre Rollen aufteilen, zeigt die DATEV- und Kanzleiseite.
Fragen für die Steuerkanzlei.
Diese Fragen sollten vor der ersten Übergabe eindeutig beantwortet sein:
- Welcher DATEV-Datenservice soll konkret verwendet werden?
- Wer richtet Bestand, Berechtigungen und Zugang ein?
- Welche Unterlagen und Stammdaten müssen vollständig sein?
- Bis zu welchem Tag des Monats braucht die Kanzlei den Datenstand?
- Wer gibt Beleg-, Rechnungs- und Personaldaten final frei?
- Wie werden Rückfragen und nachträgliche Korrekturen dokumentiert?
Sind diese Punkte geklärt, wird aus einer technischen Schnittstelle ein belastbarer gemeinsamer Ablauf. Für eine konkrete Abstimmung können Sie über das Kontaktformular mit BuchhaltIQ sprechen.
Häufige Fragen.
Brauche ich als Gastronom selbst eine DATEV-Lizenz?
In der Regel arbeitet die Steuerkanzlei mit den DATEV-Programmen. Für angebundene Datenservices werden Zugang, Bestand und Berechtigungen gemeinsam mit der Kanzlei eingerichtet. Welche Produkte oder Zusatzkosten dafür nötig sind, klären Sie direkt mit Ihrer Kanzlei.
Muss meine Steuerkanzlei BuchhaltIQ verwenden?
Nein. Der Betrieb bereitet seine Daten in BuchhaltIQ vor; die Kanzlei arbeitet in ihrer gewohnten DATEV-Umgebung weiter. Entscheidend ist, dass beide Seiten den eingerichteten Datenweg und den monatlichen Übergabezeitpunkt abstimmen.
Bis wann braucht die Kanzlei meine Unterlagen?
Das hängt vom vereinbarten Buchungsrhythmus und von Ihren steuerlichen Fristen ab. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln. Die Kanzlei benötigt vollständige Unterlagen deshalb üblicherweise früher; den konkreten Stichtag sollten Sie verbindlich vereinbaren.
Ersetzt die DATEV-Verbindung meine Kassenpflichten?
Nein. Eine Schnittstelle überträgt Daten. Sie ersetzt weder die tägliche Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben noch Melde- und Aufbewahrungspflichten. Diese Anforderungen gelten unabhängig vom gewählten Übertragungsweg.
Wer prüft, ob der Monat vollständig ist?
BuchhaltIQ macht offene Vorgänge im Arbeitsstand sichtbar. Die betriebliche Freigabe bleibt beim Betrieb; die fachliche Buchung und steuerliche Prüfung bleiben Aufgabe der Steuerkanzlei. Verantwortlichkeiten sollten vor der ersten Übergabe klar vereinbart werden.
Quellen.
Dieser Ratgeber ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Stimmen Sie Fristen, Datenwege und Verantwortlichkeiten mit Ihrer Steuerkanzlei ab.