DATEV für Gastronomen: die Schnittstelle zum Steuerberater erklärt

Was DATEV ist — und was es für dich bedeutet

Die DATEV eG ist eine eingetragene Genossenschaft mit über 40.000 Mitgliedern; ihre Mitglieder sind Steuerberaterinnen und Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Sie stellt die Software und das Rechenzentrum bereit, mit dem der Großteil der deutschen Kanzleien Finanzbuchführung und Lohnabrechnung erledigt. Wenn dein Steuerberater sagt „schick mir das über DATEV“, meint er dieses Rechenzentrum.

Für dich als Betrieb heißt das: Du brauchst in der Regel keine eigene DATEV-Installation. Du brauchst einen sauberen Weg, wie deine Zahlen und Belege dort ankommen — automatisiert statt per Schuhkarton, USB-Stick oder E-Mail-Anhang. Für genau diesen Weg gibt es die DATEV-Datenservices. Welche davon freigeschaltet werden, entscheidet und beauftragt üblicherweise deine Kanzlei; die Kosten laufen über deren Mandantenvertrag.

Die Datenservices im Überblick

DATEV hat für unterschiedliche Datenarten unterschiedliche Services. Die offiziellen Namen sind wichtig, weil deine Kanzlei genau danach fragen wird:

Der Lohnaustauschdatenservice ist dabei bewusst bidirektional angelegt: Daten fließen nicht nur von dir zur Kanzlei, sondern auch zurück. Für einen Gastro-Betrieb mit wechselnden Aushilfen ist das der eigentliche Hebel — Personalstammdaten müssen sonst zweimal gepflegt werden, einmal bei dir und einmal in der Lohnbuchhaltung.

Was du als Gastronom monatlich lieferst

Unabhängig davon, über welchen Service die Daten laufen, erwartet jede Kanzlei im Kern dieselben sechs Pakete:

1. Kassendaten: Tagesabschlüsse beziehungsweise Z-Berichte, getrennt nach Steuersätzen. Seit 2026 heißt das in der Gastronomie fast immer: 7 % für Speisen und 19 % für Getränke auf demselben Tag.
2. Bankumsätze: alle Geschäftskonten des Monats, idealerweise bereits den Belegen zugeordnet.
3. Eingangsbelege: Lieferantenrechnungen, Pacht, Energie, Wareneinkauf — mit Lieferant und Rechnungsnummer, sonst fehlen der Kanzlei die Kreditorendaten.
4. Ausgangsrechnungen: Catering, Veranstaltungen, Firmenkunden — inklusive Stornos und Rechnungskorrekturen.
5. Lohndaten: Arbeitsstunden, Zuschläge für Sonn-, Feier- und Nachtarbeit, Abwesenheiten, Ein- und Austritte.
6. Privatentnahmen und -einlagen: der Klassiker, der jedes Jahr bei der Bilanzbesprechung nachgereicht wird.

Der Termindruck kommt von der Umsatzsteuer: Nach § 18 Abs. 1 UStG ist die Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln. Ob du monatlich oder vierteljährlich voranmeldest, hängt von der Vorjahressteuer ab — über 9.000 Euro ordnet das Finanzamt den Monatsrhythmus an, bei nicht mehr als 2.000 Euro kann es dich von der Voranmeldung befreien. Neu gegründete Betriebe melden im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich an.

Was die Schnittstelle dir nicht abnimmt

Eine DATEV-Anbindung ist ein Transportweg, keine Freistellung von Pflichten. Drei davon werden in der Gastronomie am häufigsten übersehen:

• Tägliche Kassenaufzeichnung. § 146 Abs. 1 AO ist knapp und eindeutig: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ Eine monatliche Sammelbuchung heilt das nicht, auch wenn sie am Ende dieselbe Summe ergibt.
• Meldung des Kassensystems. Nach § 146a Abs. 4 AO sind elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt per Datenfernübertragung zu melden — mit Art der Sicherheitseinrichtung, Systemtyp, Anzahl, Seriennummern und Anschaffungsdatum. Die Meldung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu erstatten. Das läuft über das ELSTER-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“, nicht über deinen Buchhaltungs-Export.
• Aufbewahrung. § 147 Abs. 3 AO staffelt die Fristen: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die sonstigen Unterlagen. Wichtig für digitale Betriebe: Ein digital entstandener Beleg muss auch digital aufbewahrt werden — ausdrucken und Original löschen genügt nicht.

Was „DATEV-Schnittstelle“ bei einer Software bedeutet

Der Begriff wird großzügig verwendet. Es lohnt sich, genau zu fragen, was gemeint ist — die Spanne reicht von „wir erzeugen eine CSV-Datei“ bis „wir übertragen direkt ins DATEV-Rechenzentrum“:

• Datei-Export: Die Software erzeugt eine Datei im DATEV-Format, die jemand herunterlädt und die Kanzlei importiert. Funktioniert, ist aber ein manueller Schritt mit einer möglichen Fehlerquelle mehr.
• Angebundener Datenservice: Die Software nutzt einen der oben genannten Services und überträgt direkt ins DATEV-Rechenzentrum. Solche Lösungen sind im DATEV-Marktplatz gelistet und dort nach der genutzten Schnittstelle filterbar.

BuchhaltIQ ist von der DATEV technisch geprüft und als offizieller Schnittstellen-Anbieter gelistet — für den Rechnungsdatenservice 1.0 und den Lohnaustauschdatenservice. Was das im Alltag heißt, steht auf der Funktionsseite.

So läuft die Übergabe mit BuchhaltIQ

Der Ablauf ist bewusst nah an dem, was die Kanzlei ohnehin erwartet:

1. DATEV verbinden und Mandant wählen. Du autorisierst BuchhaltIQ einmalig mit deinem DATEV-Konto und wählst den Mandanten aus, unter dem deine Kanzlei dich führt.
2. Monat prüfen. Vor dem Export zeigt der Monatsabschluss Hinweise für einen vollständigen DATEV-Export an — etwa Eingangsbelege ohne Lieferant oder Eingangsrechnungsnummer. Ein Export ist auch dann möglich, die DATEV-Stammdaten sind dort aber unvollständig.
3. Bereich wählen und übertragen. Du entscheidest, ob Buchungsdaten oder Rechnungsdaten übergeben werden — Letztere als strukturierte DATEV-Daten mit eingebetteten Belegen. Der Status je Bereich ist im Monatsabschluss sichtbar.
4. Lohn separat. Mitarbeiterstunden gehen an DATEV LODAS. Umgekehrt lassen sich Mitarbeiter-Stammdaten, Bruttobezüge, Stundenlöhne und Abwesenheiten aus DATEV importieren, statt sie doppelt zu pflegen.

Bei der Kategorisierung von Bankumsätzen und Belegen bleibt die Entscheidung bei dir: BuchhaltIQ macht einen Vorschlag, den du bestätigst. Steuersätze auf gemischten Bons werden dabei getrennt — wie das seit 2026 aussieht, steht im Artikel Ein Bon, zwei Steuersätze. Für Eingangsrechnungen im XML-Format lohnt zusätzlich der Blick auf die E-Rechnung-Fristen.

Die häufigsten Reibungspunkte

• Fehlende Kreditorendaten. Eingangsbelege ohne Lieferant oder Rechnungsnummer landen in der Kanzlei als Rückfrage. Fünf Minuten beim Erfassen sparen eine E-Mail-Schleife am Monatsende.
• Fehlende DATEV-Personalnummern. Ohne hinterlegte Personalnummer wird ein Mitarbeiter beim Lohn-Export übersprungen — der Export läuft durch, die Stunden fehlen aber.
• Hochgeladen ist nicht übermittelt. Daten können bei DATEV liegen, ohne dass sie beim Steuerberater angekommen sind. Prüfe nach dem Export den Status, statt anzunehmen, der Upload sei das Ende des Vorgangs.
• Nachträgliche Korrekturen an übertragenen Belegen. Lieferanten- und Kreditordaten lassen sich nach dem Export nicht mehr ändern. Das ist kein Fehler, sondern der Punkt: Die Kanzlei arbeitet bereits damit.
• Doppelte Pflege im Personal. Wer Mitarbeiter in der App und in der Lohnbuchhaltung getrennt anlegt, produziert Abweichungen. Den Bestand einmal sauber importieren, danach nur noch eine Quelle pflegen.

Kurz-Checkliste für das erste Gespräch mit der Kanzlei

1. Welche DATEV-Datenservices sind für mich freigeschaltet — und was kosten sie über euren Mandantenvertrag?
2. Wollt ihr Buchungsdaten (vorkontiert) oder Rechnungsdaten mit Belegen?
3. Bis zu welchem Tag im Monat braucht ihr die Daten?
4. Wie sollen Kombi-Menüs auf 7 % und 19 % aufgeteilt werden — welche Methode akzeptiert ihr?
5. Läuft der Lohn über euch, und soll der Lohnaustauschdatenservice eingerichtet werden?
6. Wer meldet mein Kassensystem nach § 146a Abs. 4 AO — ihr oder ich?

Wenn diese sechs Punkte geklärt sind, ist die technische Anbindung der einfachere Teil. Wie BuchhaltIQ im Vergleich zu klassischer Buchhaltungssoftware aufgestellt ist, zeigt die Vergleichsseite.