E-Rechnung-Pflicht 2025–2028: Alle Fristen einfach erklärt

Rund um die E-Rechnung kursieren viele Halbwahrheiten — meist, weil zwei Dinge durcheinandergeraten: empfangen und ausstellen. Das sind zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichen Fristen. Dieser Artikel sortiert die Zeitleiste 2025–2028 und zeigt, was für Gastronomen und kleine Betriebe wirklich zählt — ohne Panikmache.

Empfangen und ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten

Der wichtigste Satz zuerst: Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt schon — die Pflicht, sie auszustellen, kommt erst noch und nur für B2B.

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. Das betrifft auch dich, wenn deine Lieferanten (Getränkehändler, Großmarkt, Energieversorger) auf E-Rechnung umstellen.
• Ausstellen: Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu verschicken, gilt nur zwischen Unternehmen (B2B) und wird stufenweise eingeführt — siehe Zeitleiste. Rechnungen an private Endkunden sind davon ausgenommen.

Die Zeitleiste 2025–2028 im Überblick

Was gilt für dich als Gastronom oder kleinen Betrieb?

Für die meisten Gastronomiebetriebe ist die Lage entspannter, als die Schlagzeilen vermuten lassen — aus drei Gründen:

1. Dein Tagesgeschäft ist B2C. Bons und Rechnungen an private Gäste fallen nicht unter die Ausstellungspflicht. Die betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen, etwa bei Firmen-Catering oder Event-Bewirtung.
2. Empfangen ist die eigentliche To-do-Liste. Was dich schon heute betrifft: Deine Lieferanten stellen zunehmend auf E-Rechnung um. Du musst diese Rechnungen entgegennehmen, prüfen und für die Buchhaltung verwertbar machen können.
3. Kleinunternehmer sind beim Ausstellen befreit. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss gar keine E-Rechnungen ausstellen — nur empfangen können.

Ausnahmen: Wann keine E-Rechnung nötig ist

Auch im B2B-Bereich gibt es Fälle, in denen weiterhin eine einfache Rechnung genügt:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) — der klassische Bewirtungsbeleg oder Kleineinkauf.
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV.
• Leistungen an Nicht-Unternehmer — also private Gäste und nicht-unternehmerische Einrichtungen.

Welche Formate zählen als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland üblich sind zwei Formate:

• XRechnung — ein reines XML-Format, oft im Behörden- und Verwaltungsumfeld.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — ein Hybrid aus PDF mit eingebettetem Datensatz, für Mensch und Maschine lesbar (die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen umsatzsteuerlich allerdings nicht).

Ein normales PDF oder ein Foto der Papierrechnung ist keine E-Rechnung — es fehlt der strukturierte Datensatz. Das ist der häufigste Irrtum.

Wie BuchhaltIQ dich beim Empfangen unterstützt

Weil das Empfangen die Pflicht ist, die dich als kleinen Betrieb schon heute betrifft, setzt BuchhaltIQ genau dort an: Eingehende E-Rechnungen werden erkannt und geprüft. Liegt nur ein normales PDF vor, kann die App einen Hinweis geben, dass für den jeweiligen Fall eine strukturierte E-Rechnung nötig sein kann. Du siehst also den Rechnungsinhalt statt reinem XML-Code — und behältst die Kontrolle, was wie verbucht wird. Mehr dazu auf der Seite zur E-Rechnung; die strukturierte Übergabe an den Steuerberater läuft über den DATEV-Export.

Deine Checkliste — was du jetzt tun solltest

1. Empfang sicherstellen: Ein festes E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen einrichten und deinen Lieferanten mitteilen.
2. Umsatz einordnen: Lag dein Vorjahresumsatz über oder unter 800.000 €? Das entscheidet, ob deine Ausstellungspflicht (falls du B2B fakturierst) 2027 oder 2028 beginnt.
3. Status klären: Nutzt du die Kleinunternehmerregelung? Dann bist du beim Ausstellen befreit.
4. Lesbarkeit prüfen: Kannst du eine reine XRechnung heute schon öffnen und ihren Inhalt sehen? Wenn nicht, ist eine Software mit E-Rechnungs-Erkennung sinnvoll.
5. Mit dem Steuerberater abstimmen: Wie sollen eingehende E-Rechnungen übergeben werden? Einmal sauber geklärt, läuft es dauerhaft.