E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Für die eigene Ausstellung gelten Übergangsfristen: allgemein bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze, nicht den Bon für private Gäste.
Empfangen und Ausstellen sind zwei Pflichten.
Beim Thema E-Rechnung werden zwei unterschiedliche Anforderungen häufig vermischt. Die Empfangsbereitschaft gilt bereits. Die verpflichtende Ausstellung wird durch Übergangsregeln zeitlich gestaffelt.
- Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Laut Bundesfinanzministerium reicht dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
- Ausstellen: Die gesetzliche Pflicht betrifft grundsätzlich Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Während der Übergangszeit dürfen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwendet werden.
Für die Praxis heißt das: Der Empfangsprozess sollte bereits heute funktionieren. Für die Ausstellung entscheidet der konkrete B2B-Fall, die Umsatzgrenze und das Kalenderjahr.
Die Zeitleiste von 2025 bis 2028.
| Zeitraum | Regel | Betriebliche Bedeutung |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können | Gilt auch für kleine Betriebe und Kleinunternehmer. |
| 2025 und 2026 | Allgemeine Übergangsfrist für sonstige Rechnungen | Papier bleibt möglich; ein einfaches PDF benötigt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Verlängerte Übergangsfrist bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz | Größere Rechnungsaussteller fallen nicht mehr unter diese umsatzbezogene Verlängerung. |
| Ab 01.01.2028 | Ende der allgemeinen Übergangsfristen | Inländische B2B-Umsätze müssen grundsätzlich als E-Rechnung abgerechnet werden, sofern keine Ausnahme greift. |
Was für Gastronomiebetriebe gilt.
Das tägliche Geschäft mit privaten Gästen ist nicht der typische Anwendungsfall der B2B-E-Rechnungspflicht. Relevant wird sie vor allem, wenn ein Betrieb Rechnungen an andere Unternehmen stellt – etwa für Firmenfeiern, regelmäßige Verpflegung oder Catering.
Gleichzeitig treffen E-Rechnungen bereits im Einkauf ein: Getränkelieferanten, Energieversorger oder andere Geschäftspartner können strukturierte Rechnungen senden. Deshalb ist der Empfang für nahezu jeden Betrieb praktisch wichtiger als die Frage, wie viele eigene B2B-Rechnungen er aktuell erstellt.
Die wichtigsten Ausnahmen.
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Zu den für kleine Betriebe wichtigen Fällen gehören:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV,
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
- Rechnungen von Kleinunternehmern über nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze,
- Rechnungen an private Endkunden.
Ob eine Ausnahme im Einzelfall tatsächlich greift, sollte bei wiederkehrenden Geschäftsabläufen einmal mit der Steuerkanzlei geklärt werden.
Welche Formate als E-Rechnung zählen.
§ 14 UStG verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland begegnen Betrieben vor allem:
- XRechnung: ein strukturierter XML-Datensatz,
- ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X: ein hybrides Format aus menschenlesbarem PDF und eingebetteten strukturierten Daten, sofern das verwendete Profil die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. BuchhaltIQ unterstützt XRechnung sowie Factur-X beziehungsweise ZUGFeRD innerhalb des freigegebenen Produktumfangs.
So bereiten Sie den Betrieb vor.
- Ein festes Rechnungspostfach benennen und den Zugriff im Team regeln.
- Prüfen, ob XRechnung und ZUGFeRD lesbar dargestellt werden können.
- B2B-Ausgangsrechnungen und den maßgeblichen Vorjahresumsatz identifizieren.
- Freigabe, Korrektur und Aufbewahrung eingehender Rechnungen dokumentieren.
- Mit der Steuerkanzlei festlegen, wie die strukturierten Daten weitergegeben werden.
Wie BuchhaltIQ Belege, Rechnungen und E-Rechnungen im laufenden Arbeitsstand zusammenführt, steht auf der Funktionsseite. Die konkrete Empfangsorganisation zeigt die E-Rechnungs-Checkliste.
Häufige Fragen.
Muss ein kleines Restaurant E-Rechnungen ausstellen?
Die Ausstellungspflicht betrifft grundsätzlich inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an private Gäste sind nicht betroffen. Für B2B-Fälle wie Firmen-Catering gelten die Übergangsfristen; Kleinunternehmer können ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung übermitteln.
Ist ein normales PDF eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist eine E-Rechnung ein strukturierter elektronischer Datensatz, der elektronisch verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF, ein Scan oder ein Foto gilt als sonstige Rechnung.
Was bedeutet die Grenze von 800.000 Euro?
Sie verlängert die Übergangsfrist für die Ausstellung. Betrug der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers höchstens 800.000 Euro, dürfen sonstige Rechnungen noch bis Ende 2027 verwendet werden. Ab 2028 endet diese allgemeine Übergangsfrist.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangsbereitschaft gilt auch für Kleinunternehmer. Bei der eigenen Ausstellung erlaubt § 34a UStDV jedoch weiterhin eine sonstige Rechnung.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg. Für Prüfung, Lesbarkeit, Zuordnung und Aufbewahrung braucht der Betrieb zusätzlich einen verlässlichen internen Ablauf.
Quellen.
Dieser Ratgeber ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Stimmen Sie Fristen, Datenwege und Verantwortlichkeiten mit Ihrer Steuerkanzlei ab.